Las conferencias de prensa son un componente importante de las actividades de relaciones públicas de cualquier empresa. Gracias a ellos, los medios de comunicación y el público interesado pueden recibir información actualizada literalmente de primera mano de los representantes oficiales de una organización en particular, y la dirección de las empresas puede expresar su posición sobre los temas más significativos para ellos. Pero para que la rueda de prensa arroje buenos resultados, debe estar bien organizada.
Instrucciones
Paso 1
Si se le ha encomendado la organización y realización de una rueda de prensa, en primer lugar, determine qué objetivo quiere alcanzar: informar sobre el éxito de su empresa, llamar la atención del público sobre algún problema, presentar a una determinada persona pública de forma ganadora, etc. P. Luego elija un lugar y una hora para la conferencia de prensa. Tenga en cuenta que estas actividades se realizan mejor en la mitad de la semana laboral (martes-miércoles-jueves) por la mañana o por la tarde, pero no más tarde de las 4 pm.
Paso 2
Elija un lugar para celebrar una conferencia de prensa en función de las capacidades organizativas de su empresa y la cantidad de invitados planificados. Tenga en cuenta que se requieren suficientes asientos para los miembros de la prensa. Asegúrese de antemano que haya micrófonos en la habitación, pantallas de proyección (si es necesario) y espacio libre para instalar cámaras de televisión.
Paso 3
Haga una lista de los medios y organizaciones cuyos representantes le gustaría ver en su evento. Prepare y envíe comunicados de prensa e invitaciones al menos dos semanas antes de su evento programado. Es recomendable, una vez enviadas las invitaciones, llamar personalmente a los destinatarios y conocer su decisión de asistir o no a la rueda de prensa. Por lo tanto, no solo especificará el número de futuros invitados, sino que también recordará su evento si la gente lo olvidó o no recibió su comunicado de prensa.
Paso 4
Prepare los materiales de presentación necesarios para todos los futuros participantes de la conferencia de prensa. El kit de un participante generalmente incluye una copia del comunicado de prensa, una lista de los funcionarios que hablarán en la conferencia de prensa con sus nombres completos y cargos, una agenda (orden y temas de los discursos), publicidad y materiales promocionales. Se ve mucho mejor si todos los materiales de presentación de cada participante están diseñados como un solo juego en una carpeta corporativa con el logotipo de la organización.
Paso 5
Si planea introducir la acreditación para los participantes, infórmeles con anticipación sobre esto y dígales qué datos necesita para ello (nombre, cargo, detalles del pasaporte, etc.). Prepare con anticipación tarjetas de identificación para todos los participantes y tarjetas que se colocarán en las mesas con los nombres y títulos de los oradores. Si la rueda de prensa está planificada por un tiempo lo suficientemente largo, asegúrese de que las condiciones para sus participantes sean cómodas: un buffet con bebidas y bocadillos, salas de fumadores y baños, horario programado para descansos.
Paso 6
Después de la rueda de prensa, asegúrese de ponerse en contacto con las redacciones de los medios asistentes y preguntar sobre los materiales elaborados a raíz de la misma. Solicite copias de publicaciones si no se acordó previamente.
