La organización de una conferencia es un proceso al que debe asignarse al menos tres meses. Por supuesto, la historia conoce muchos ejemplos de preparación exitosa de conferencias en unos pocos días, pero para que el evento pase de acuerdo con las normas, se necesitan al menos tres meses.
Instrucciones
Paso 1
En primer lugar, decida el tema y el tipo de conferencia, dependiendo de esto, se seleccionará la sala en el futuro y se conformará el programa del evento.
Paso 2
El siguiente elemento es el programa de actuaciones y todo lo relacionado con él. Decida la hora de la conferencia, el número de participantes, el número de descansos, la hora de inicio y finalización de la conferencia. Coordine con los oradores su tiempo.
Paso 3
Alquile una sala en función de lo que necesite realizar. Debe ser lo suficientemente espacioso y cómodo para acomodar a los participantes, cuyo número se indicó en el paso anterior. La sala debe estar equipada con un proyector o panel de plasma, así como una tribuna para altavoces.
Paso 4
Comience a reclutar participantes al menos dos meses y medio antes de la conferencia. Crea invitaciones que incluyan el lugar, la hora y el nombre de la conferencia, así como a qué se dedicará. Logra un equilibrio entre la brevedad y la accesibilidad del material presentado. Comience a llamar y enviar correos electrónicos, entregue las invitaciones a los invitados más importantes de la conferencia en persona o envíelas por correo.
Paso 5
Todo el personal de la conferencia debe tener una credencial con su apellido, nombre y título en la conferencia. De manera óptima, la posición debería ser la misma: "organizador". El día de la conferencia, la junta general debe ser una hora antes del inicio de la inscripción. Coloque a los empleados en el vestíbulo del edificio, a la salida del ascensor, etc. Esto es necesario si necesita realizar varios giros para llegar al mostrador de facturación.
