Si su organización es o es designada responsable de la realización de una conferencia científica, esta no es solo una función honorable, sino también un gran trabajo organizativo, en el que se deben tener en cuenta todas las pequeñas cosas.
Instrucciones
Paso 1
Crear un comité organizador de la conferencia, cuya composición se determinará por orden. Designar un presidente para dirigir y coordinar a los miembros del comité. Determine el momento de la conferencia y los términos del comité establecido. En el pedido, refleje cómo pagará a los empleados que son sus miembros. Envíe el anuncio de la conferencia y en el anexo indique los requisitos de los informes, el volumen de resúmenes y la fecha límite para su envío.
Paso 2
Decidir sobre las fuentes de financiación, esto puede ser una financiación dirigida del presupuesto, atrayendo el patrocinio y los fondos de los propios participantes de la conferencia.
Paso 3
Envíe invitaciones a todos los posibles participantes de la conferencia y al programa planificado de la conferencia. Decidir sobre el número de participantes y ponentes dispuestos a compartir sus desarrollos científicos y resultados de investigación con colegas. Pregunte a los participantes si necesitan reservar una habitación de hotel y hacer una reserva.
Paso 4
Acordar con la imprenta la publicación de los resúmenes de los informes en un folleto aparte y, si es necesario, ordenar el programa del evento para distribuir a los participantes, credenciales con sus nombres, iniciales y el nombre de la organización.
Paso 5
De acuerdo con el número de participantes, determine la cantidad de espacio que necesita y alquile una sala especial equipada para la realización de eventos de este tipo. Piense qué equipo necesitará para equiparse adicionalmente, verifique la disponibilidad del número requerido de enchufes de computadora, pantallas de proyección, etc. Considere el funcionamiento del buffet, donde los participantes de la reunión pueden tomar una taza de café y un refrigerio durante los descansos..
Paso 6
Piense en el programa de la conferencia, si es necesario divídalo en secciones. Considere dónde se pueden llevar a cabo tales secciones. Considere los discursos de los invitados a la conferencia, organizadores y participantes en el programa. Solicite material de oficina para los participantes de la conferencia: las insignias, los blocs de notas y los bolígrafos son estándar.
Paso 7
Cree paquetes de documentos, materiales promocionales y material de oficina para entregar a los participantes de la conferencia junto con las insignias.
