Las instituciones de archivo no solo almacenan documentos, sino que también brindan a los ciudadanos acceso a la información de archivo. Una de las formas de realizar esta posibilidad es el acceso a los documentos de archivo en las salas de lectura. Echemos un vistazo más de cerca a quién puede visitar las salas de lectura y cómo funcionan.
Se necesitan salas de lectura en los archivos históricos estatales para que los visitantes puedan trabajar con documentos. Como regla general, los investigadores trabajan con documentos con el fin de escribir artículos científicos, artículos, libros, así como aquellos que elaboran árboles genealógicos.
Para llegar a la sala de lectura, debe ingresar al archivo con un documento de identidad (pasaporte, licencia de conducir), completar un formulario de solicitud y una solicitud que indique el tema del trabajo. Ahora, en muchos archivos, esto se puede hacer por correo electrónico, enviando documentos escaneados, y al visitar la sala de lectura, debe proporcionarlos en su forma original.
Aquellos que buscan familiares, información sobre los cuales es necesaria durante los últimos 75 años, deben tener documentos que demuestren su parentesco. Entonces, si necesita información sobre cómo unirse al Komsomol de su abuelo por parte del padre, entonces debe tener los documentos de su padre y sus documentos con usted (certificado de nacimiento, pasaportes por los cuales puede rastrear el apellido, así como un certificado de matrimonio). para mujeres). Además, un empleado de la sala de lectura debe familiarizar a los visitantes con las reglas de trabajo.
Luego de los trámites en la sala de lectura, el visitante recibe guías y otras ayudas metodológicas: listas, registros de inventarios, índices, catálogos) Entonces el usuario ya está familiarizado con los inventarios de los fondos.
El inventario de archivos es un directorio de archivos que contiene una lista sistematizada de unidades de almacenamiento del fondo de archivo, colección y destinada a su contabilidad y divulgación de contenido.
El visitante elabora una solicitud en la que indica los casos seleccionados. Los archivos establecen límites al número de casos de acuerdo con las reglas de trabajo. El investigador no podrá recibir los archivos inmediatamente, sino después del tiempo también establecido por las reglas del archivo. Por lo general, el período de tiempo es de 1 a 3 días. El hecho es que miles de documentos están almacenados en los archivos y es simplemente imposible recogerlos rápidamente. Los casos se almacenan en grandes archivos, que incluso pueden estar ubicados en diferentes edificios, si el archivo tiene varios edificios. Por lo tanto, se necesita tiempo para encontrar casos. Además, los empleados, antes de emitirlos, deben revisar cada caso hoja por página y registrar la presencia de todos los documentos. Solo después de esto, los casos podrán ingresar a la sala de lectura.
También debe estar preparado para el hecho de que ciertos documentos pueden estar cerrados para los usuarios. Esto se debe al secreto de cierta información (secretos de estado, información personal, etc.). Los documentos restringidos solo pueden ser vistos por el personal del archivo. Si el investigador necesita cierta información de dichos documentos, puede solicitar un certificado (consulta socio-legal o temática), que se ejecutará dentro del plazo establecido.
Además, en ocasiones la limitación se puede atribuir al mal estado físico del documento.
Después de ser enviado a la sala de lectura, el investigador tiene derecho a trabajar con documentos, hacer extractos de ellos. Copiar (fotografiar, escanear, fotocopiar), por regla general, es un servicio de pago.
Una vez que el investigador ha realizado el trabajo necesario, los archivos se entregan al empleado de la sala de lectura, quien los transfiere al almacenamiento de archivos. Los archiveros verifican la presencia y el estado de los documentos una página a la vez y luego los colocan en su lugar.
Se han desarrollado ciertas reglas sobre lo que se puede y se puede hacer en la sala de lectura. Así, por ejemplo, está estrictamente prohibido llevar comida a la sala de lectura, con ropa de abrigo, con bolsas y paquetes grandes. Es mejor trabajar con documentos con guantes, de esta manera puede prolongar su seguridad y protegerse del polvo. El caso es que después de dar vuelta con los dedos, quedan restos de grasa de sudor en el papel en las hojas, lo que también lo destruye. Por supuesto, no puede rasgar las hojas, sacarlas del estuche, escribir en ellas. Después de todo, cada documento de archivo contiene una historia. Es único en sí mismo. Cuanto más tiempo podamos guardar los documentos, más tiempo nos podrán servir para nuestro beneficio.
