En la sociedad moderna, cuando se valora cada minuto de tiempo, las conversaciones telefónicas se han convertido en la forma más común de comunicación entre las personas. Amigos y conocidos, familiares y amigos se comunican con la ayuda de comunicaciones telefónicas, se están llevando a cabo negociaciones comerciales. ¿Cómo hablar por teléfono correctamente?
Las reglas básicas que se deben seguir al hablar por teléfono deben ser las mismas para todos los empleados:
- Responde todas las llamadas entrantes.
- Levante el teléfono inmediatamente después de la llamada, sin obligar al cliente a llamar a las instalaciones durante horas.
- Cuando responda una llamada, no olvide saludar, nombre de la organización y preséntese.
- Si la persona que llama no se presenta, averigüe cortésmente el nombre y el patronímico con la frase: "¿Cómo puedo contactarlo?"
- Debe hablar por teléfono correctamente, tratando de no permitir frases en la conversación: "¿Qué necesitas?", "No hay nadie", "No sé nada". Esto socava el prestigio de la institución y provoca una actitud ambigua hacia los empleados, haciéndolos dudar de su competencia profesional.
- Lleve un registro de su pronunciación, entonación y velocidad del habla, asegurándose de que la persona que llama lo comprenda bien.
- Si durante una conversación telefónica se enciende la segunda línea telefónica, entonces debe disculparse con el primer suscriptor, levantar el auricular e informar al segundo suscriptor que está ocupado. Asegúrese de preguntarle si estará embarazada o si lo llamará más tarde. Solo entonces continúe la conversación con el primer suscriptor.
- Si la persona que llama pregunta por un empleado que actualmente está ausente, asegúrese de disculparse y especificar la hora a la que estará en el lugar de trabajo.
- Escuche atentamente al suscriptor, trate de no interrumpirlo ni discutir con él. Esta es la mejor forma de obtener la información necesaria del interlocutor.
- Al final de la conversación, gracias por la llamada.
Hay sutilezas al realizar conversaciones telefónicas con amigos y familiares. No te olvides de las reglas de la buena forma. Antes de la conversación en sí, los psicólogos recomiendan hacer una o dos oraciones introductorias y solo entonces continuar la conversación. Pregúntele a un amigo si tiene tiempo libre para hablar por teléfono. De acuerdo con la etiqueta, la conversación debe ser detenida por quien llamó.
Si sigue estas sencillas pautas, las llamadas telefónicas serán una excelente manera de comunicarse con muchas personas.
