Algunas letras terminan de manera tan vaga que el destinatario queda desconcertado: tiene que releer el texto para comprender la esencia. Por falta de tiempo, el destinatario puede tirar la carta o hacer algo para distraerse y no ahondar más en la situación planteada. Un final claro, conciso y competente enfatiza el respeto por el lector y ayuda a responder rápidamente a una solicitud o demanda.
Instrucciones
Paso 1
Exprese lo que quería decir en tres puntos. Puede parecer que los pensamientos se presentan con claridad, pero la percepción de la información depende del estado del lector. Por lo tanto, vuelva a leer el texto y escriba tres pensamientos principales por separado. Estos pueden ser hechos, fechas, nombres, etc. Las emociones no son necesarias aquí, escriba brevemente, en pocas palabras, porque solo necesita resumir, recordar los puntos principales.
Paso 2
Escriba tres acciones para el destinatario del correo electrónico. Las reacciones de las personas pueden ser impredecibles. Te parece que es posible reaccionar de manera inequívoca a la información presentada, pero una persona lo hace en función de los hábitos e intenciones individuales. Si no indica claramente lo que espera del lector, él no entenderá o dirá que no entendió.
Paso 3
Organice la lista de los pasos anteriores en orden descendente de importancia. El final de la carta a veces se asemeja a la última palabra en la sesión del tribunal: la impresión del destinatario de la carta, las conclusiones y las consecuencias dependen de esto. Elimine elementos de la lista que se pueden omitir sin comprometer el significado del mensaje. Coloque la lista corta restante al final de la carta para que el lector no se pierda nada.
Paso 4
Indique el marco de tiempo. Si está esperando una reacción a la carta, sea específico sobre sus expectativas. Algunas personas tienden a retrasarse hasta el final, por lo que especificar una hora específica puede no ser superfluo.
Paso 5
Deje sus datos de contacto. Su interlocutor debería poder encontrar rápidamente su teléfono. Anticípese a tales situaciones y, por si acaso, incluya la información necesaria en la carta, incluso si está seguro de que el destinatario la tiene.
Paso 6
Sea cortés, diga algo agradable, gracias por su tiempo. El destinatario reaccionará con más gusto y se pondrá en contacto más rápido si la carta le agrada o le impide tener experiencias desagradables.
Paso 7
Asegúrese de firmar el mensaje con su nombre: esto crea la sensación de comunicación real. Es importante que la persona se concentre en la respuesta y la tome con responsabilidad. Predica con el ejemplo y la gente te tratará de la misma manera.
