En cualquier oficina y en producción, los empleados a menudo trabajan con varios tipos de documentos, por lo que la capacidad de redactar documentos comerciales oficiales es necesaria para todos. Al mismo tiempo, existen requisitos generales que deben cumplirse al redactar cualquier documento: una carta comercial, pedido, puesto, instrucción, etc.
Instrucciones
Paso 1
Comience a redactar el documento aclarando su viabilidad y la variedad de problemas que deben resolverse. Esto le ayudará a determinar el tipo de documento y su forma, lo que determina en gran medida la naturaleza y el estilo de presentación de su contenido.
Paso 2
Revise las leyes y regulaciones gubernamentales y de las agencias que rigen cómo se abordan estos problemas. Esta es una etapa muy importante, que demuestra su nivel de alfabetización y le permite redactar un documento que cumple plenamente con el procedimiento establecido para la tramitación y resolución de cuestiones laborales. Esto también ayudará a determinar el destinatario, el órgano de aprobación y coordinación y garantizar que el contenido de este documento y su forma de competencia de esta organización.
Paso 3
Estudiar los textos de los documentos administrativos y reglamentarios para que el documento que se está redactando no los contradiga, no los duplique. Para ello, es necesario contar con una base de datos electrónica de dichos documentos.
Paso 4
Recopilar información sobre el fondo de las cuestiones a resolver, redactar un borrador de documento. Al redactar, utilice textos de esténcil y frases y expresiones estándar que se utilizan tradicionalmente en los documentos comerciales. Explore otros documentos que se han desarrollado en su organización o sistema empresarial similar y tome su estilo de escritura como base.
Paso 5
El texto principal del documento está destinado a inducir alguna acción, a convencer. Debe ser razonado y lógico. La redacción debe cumplirse estrictamente en términos legales. En primer lugar están los requisitos para la confiabilidad y objetividad de la información presentada. El texto debe ser exacto y lo más informativo y conciso posible. Naturalmente, no debe haber errores gramaticales, de puntuación o estilísticos en él. En el caso de que en un documento menciones información contenida en otra fuente o documento, debes indicar toda su salida.
Paso 6
Edite el borrador del documento y coordínelo con las personas autorizadas para ello. Después de eso, redacte el documento de acuerdo con las normas aceptadas y fírmelo.
