Hoy en día, cuando muchas de las empresas rusas tienen socios comerciales en el extranjero, el intercambio de delegaciones se ha convertido en la norma. Esto ayuda a familiarizarse con la producción en el sitio, familiarizarse personalmente con aquellos con quienes trabajar, evaluar la situación y resolver rápidamente los problemas comerciales. Al reunirse con una delegación, hay que considerar algunas cuestiones organizativas.
Instrucciones
Paso 1
En la etapa de preparación, discuta el tamaño de la delegación, teniendo en cuenta que los problemas de trabajo se resuelven cuanto más rápido, más pequeño es. Además, seleccione la alineación de su lado para que el número de participantes sea aproximadamente el mismo que el número de los que se reunirán. Discuta en qué idioma se llevarán a cabo las negociaciones y prepare un intérprete, incluso si los invitados vienen con el suyo.
Paso 2
Infórmese sobre los temas que sean competentes para resolver tal o cual miembro de la delegación, ya que en Occidente se observa muy estrictamente la subordinación. Debe dirigirse a uno de los invitados para asegurarse de que, de acuerdo con sus funciones, tenga derecho a proporcionar información.
Paso 3
Discuta de antemano los problemas que deberán resolverse y prepare todos los materiales que puedan ser necesarios. Discuta qué documentos se firmarán después del final de las negociaciones. Acuerde un horario: a qué hora comenzarán, cuánto durarán y cuándo habrá descansos.
Paso 4
Si la delegación está encabezada por una persona lo suficientemente significativa, envíe la invitación lo antes posible para enfatizar el respeto y aumentar la probabilidad de que la visita se lleve a cabo y esa persona no tenga otras reuniones programadas durante este tiempo.
Paso 5
Prepare una sala de reuniones separada y cómoda, asegúrese de que cada participante de la reunión tenga un lugar cómodo. Abastecerse de refrescos, café, galletas y hermosos platos. No olvides ponerte ceniceros si no te importa para que los presentes puedan encender un cigarrillo durante la reunión.
Paso 6
Acuerde si será necesario registrar las negociaciones, ambas partes deben dar su consentimiento. Asegúrate de que los invitados estén sentados frente a la puerta, este truco psicológico los hará sentir más relajados. Y asegúrese de no distraerse con las llamadas telefónicas durante la reunión.
Paso 7
Es mejor que una niña bonita y sonriente se encuentre con la delegación y la lleve al lugar de negociaciones. Puede esperar a los invitados en el vestíbulo del edificio donde se llevarán a cabo las negociaciones. Cuando los invitados lleguen al punto de encuentro, es necesario presentar inmediatamente a ambas delegaciones para que aquellos que quieran sentarse junto a ellos puedan hacerlo.
