Un mensaje telefónico es un mensaje breve pero importante enviado por teléfono. Por lo tanto, la mayoría de las veces informan sobre la celebración de reuniones, sesiones, reuniones. El mensaje telefónico también puede contener una orden urgente del jefe. Los mensajes telefónicos son entrantes, que usted recibe, y salientes, que transmite. Ambos tipos tienen un diseño similar.
Instrucciones
Paso 1
En la esquina superior izquierda de una hoja de papel, coloque el nombre completo de su organización y, si es necesario, el nombre de la unidad estructural, por ejemplo, "Administración de la ciudad de N." y el Departamento de Educación.
Paso 2
En la esquina superior derecha, escriba el destinatario del mensaje telefónico. Indique el cargo, apellido e iniciales de la persona: "Director de la Escuela No. 37 Ivanov II". Si hay varios destinatarios, no es necesario indicar los apellidos: “Directores de escuelas de la ciudad de N.”. Adjunte una lista completa de las instituciones a las que se envió al mensaje telefónico.
Paso 3
Dos líneas más abajo, coloque la palabra "Telephonogram" y su número de serie. Para un mensaje telefónico saliente, indique la fecha de su compilación a continuación.
Paso 4
Luego sigue el texto real del mensaje telefónico: “El 22 de febrero, a las 17.00 horas, se realizará una reunión en el departamento de educación sobre la mejora de las actividades de las escuelas de la ciudad. La asistencia de los directores de escuela es estrictamente obligatoria . Al preparar el texto de un mensaje telefónico, evite palabras y frases que sean difíciles de entender de oído y difíciles de pronunciar. Recuerde que el mensaje debe ser informativo y breve, no más de 50 palabras.
Paso 5
Al transmitir un mensaje telefónico, pronuncie las palabras con claridad, especialmente direcciones, apellidos, nombres y patronímicos de personas, nombres de calles, fechas y horas de eventos. Al final, asegúrese de volver a leer el texto y asegúrese de que su interlocutor anotó todo correctamente. Escuche con atención cuando reciba un mensaje por teléfono. Si tienes alguna duda, aclarala de inmediato.
Paso 6
Debajo del texto principal se encuentra el cargo, el apellido y las iniciales del jefe que firmó el mensaje telefónico: "Jefe del Departamento de Educación Petrov P. P." El documento de salida también debe contener su firma personal.
Paso 7
En la parte inferior de la página, ingrese la información sobre los empleados que trabajaron con el mensaje telefónico. Por lo general, el puesto, el apellido y las iniciales de la persona que envió el mensaje, el número de teléfono de su oficina, así como la fecha y hora de transmisión se colocan a la izquierda. A la derecha hay información sobre la persona que aceptó el documento: cargo, apellidos e iniciales, teléfono, fecha y hora de ingreso.
Paso 8
Un mensaje telefónico saliente se redacta en una copia y se almacena en una carpeta especial. Es mejor tener un mensaje entrante en dos copias: le das el primero al gerente para que trabaje más, y el segundo lo guardas en una carpeta para que lo guarde.
