Cualquier asociación pública o profesional tiene un órgano de gobierno que, con la frecuencia especificada en su estatuto, debe convocar a todas las partes interesadas para realizar reuniones de informes y elecciones. La entrada a dichas reuniones está abierta a todos los miembros de una determinada sociedad o delegados de grupos de participantes, ejerciendo así su derecho a participar en sus actividades.
Instrucciones
Paso 1
Piense en la agenda de la reunión. Dado que el informe y las elecciones son uno de los temas importantes, se espera que la participación en este caso sea máxima. Por lo tanto, además de estos temas, puede incluir otros temas urgentes en la agenda que discutirá con los miembros de su asociación. Decidir la hora y el lugar donde se llevará a cabo la reunión de presentación de informes y elección. La sala donde está previsto que se lleve a cabo debe ser pública y lo suficientemente amplia como para dar cabida a todos.
Paso 2
Notificar a todas las partes interesadas sobre la reunión de informes y elecciones. Para ello, es necesario enviar invitaciones con indicación del orden del día, la fecha y el lugar de la reunión. Publique anuncios con esta información en lugares donde puedan ser vistos por el mayor número de miembros de la asociación. Coloque dicho anuncio en los medios de comunicación y la televisión, si es necesario.
Paso 3
Haga arreglos para que el registro de asistentes comience media hora antes de que comience la reunión. Asigne un número suficiente de registradores para que al comienzo del evento, todos los asistentes tengan la oportunidad de ingresar sus datos personales. Por lo general, este es el apellido, nombre y patronímico, organización o su unidad estructural, dirección del lugar de registro o residencia, información de contacto.
Paso 4
Elegir al presidente y al secretario de la junta. Tenga en cuenta que el presidente de su organismo electo no puede ser elegido presidente de la asamblea. Si es necesario, si así lo establecen los documentos estatutarios, elija un comité de credenciales, que verifica los poderes de los diputados, si son elegidos entre grupos de miembros de la asociación.
Paso 5
El secretario debe llevar el acta. En el acta, refleje el número de delegados o miembros de la asociación presentes en la reunión, quién fue elegido presidente, secretario y con qué resultado de la votación.
Paso 6
El presidente del órgano electo elabora un informe sobre el trabajo realizado. En el protocolo, refleje el voto total con una evaluación, ya sea que se reconozca como satisfactoria o no. La reunión debe escuchar propuestas para una nueva composición del cuerpo electo, discutir y votar sobre cada candidato por separado. Registre los resultados de la votación en las actas.
Paso 7
Una vez que se hayan discutido todos los temas que fueron esbozados en el orden del día, el presidente de la reunión deberá cerrarla y firmar el acta de la reunión junto con el secretario.
